Làm việc nhóm, hay còn gọi là teamwork, là một trong những kỹ năng rất phổ biến và vô cùng quan trọng, từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường hay ngay cả khi đã bước sang giai đoạn đi làm. Khi làm việc trong một tập thể, dù đã quen thuộc hay mới lạ đều sẽ không tránh khỏi xích mích và hiểu lầm giữa các thành viên.
- Hiểu rõ về nhiệm vụ của mình
Sự mơ hồ rất dễ dẫn đến hiểu lầm và sai sót nên mỗi người trong nhóm cần hiểu đúng ý nhiệm vụ của mình. Khi được truyền đạt không rõ ràng, các thành viên có thể làm không đúng yêu cầu đặt ra, hoặc cảm thấy bất mãn vì phân chia lượng công việc không công bằng. Ngoài ra, thời hạn hoàn thành nhiệm vụ nếu đưa ra không rõ ràng cũng khiến tiến độ công việc bị trì trệ.
Nếu bạn là người được giao việc, trước khi bắt tay vào làm, hãy xác nhận lại những thứ sau: nhiệm vụ, mục đích, cách báo cáo, deadline. Việc này không chỉ giúp bạn hoàn thành công việc tốt hơn, mà còn cho bạn thấy công việc của bạn ở đâu trong bức tranh toàn cảnh. Trường hợp bạn là người giao việc, để có thể dễ dàng trong việc quản lý công việc, hãy soạn một văn bản ghi rõ nhiệm vụ của mỗi thành viên, cách báo cáo tiến độ và deadline rõ ràng. Điều này giúp bạn theo sát và kiểm tra thường xuyên để đảm bảo mọi người hiểu đúng công việc của mình.
- Không nên dùng email để biểu lộ cảm xúc
Janel Anderson, người sáng lập công ty tư vấn truyền thông Working Conversations, nói rằng, “Email dễ dẫn đến hiểu lầm vì nó loại bỏ các tín hiệu xã hội như giọng nói, giao tiếp bằng mắt, biểu cảm trên khuôn mặt – những tín hiệu giúp chúng ta hiểu thông điệp của nhau.”
Trong thời đại kỹ thuật số, phương tiện giao tiếp của chúng ta đa phần là email… Và điểm hạn chế là con chữ không thể hiện được cảm xúc, biểu cảm của đối phương. Do đó nó có thể gây ra hiểu nhầm trong khi trao đổi công việc. Chính vì thế, với những nội dung mang tính cảm xúc cao thì nên nói chuyện trực tiếp hay ít nhất là qua điện thoại. Ví dụ, nếu bạn muốn kiểm điểm thái độ làm việc của một vài thành viên trong nhóm thì nên nói riêng với họ thay vì nhắc nhở qua email hoặc chat trên nhóm chung.
- Hiểu rõ ngôn ngữ cơ thể là cách để truyền thông điệp đúng ý
Trong giao tiếp, ngôn ngữ cơ thể chiếm 60 – 70% tác động đến người nghe. Nếu bạn không tự nhận thức về giọng điệu, âm lượng, ngôn từ, ngôn ngữ cơ thể thì thông điệp của bạn có thể sẽ không được người nghe tiếp nhận đúng.
Bạn lớn tiếng, người ta có thể hiểu là bạn đang tức giận. Bạn mất tập trung có thể bị coi là đang thờ ơ. Bạn tỏ ra hài hước hoặc châm biếm có thể được hiểu là không nghiêm túc. Thậm chí khi bạn không làm gì cả, biểu cảm mặc định có thể đang phát tín hiệu sai về bạn. Vì vậy, bạn hãy tự kiểm tra các ngôn ngữ cơ thể của mình (như đảo mắt, thở dài hoặc nhìn đồng hồ) bằng cách hỏi những người thân thiết với bạn, có thể là bạn bè hoặc đồng nghiệp.
- Cẩn trọng khi nghe thông tin từ người thứ ba
Chắc hẳn bạn đã từng nghe nói đến cụm từ “tam sao thất bản”, nghĩa là một nội dung được truyền đi qua nhiều người và trong thời gian dài sẽ dễ bị sai lệch, không còn đúng với bản gốc. Khi làm việc nhóm, bạn cũng sẽ hay gặp trường hợp tương tự như vậy.
“Rất nhiều hiểu lầm trong công việc xảy ra khi thông tin được ‘qua miệng’ nhiều người”, Jessica Schaeffer, giám đốc tiếp thị và truyền thông của công ty LaSalle Network cho biết. Vì khi ấy, người nghe chỉ nghe một phần thông tin, rồi tự phán đoán theo cảm tính và truyền đạt lại thông tin đã được nhào nặn thêm phần cảm tính ấy.
Một bài học rút ra là khi nghe thông tin từ người thứ ba, bạn đừng vội vàng kết luận và làm theo ngay. Thay vào đó, “Hãy đi tìm người đưa thông tin ban đầu và làm rõ thông điệp. Không nghe qua trung gian mà trực tiếp đi xác nhận thông tin. Vì đôi khi người trung gian sẽ phán đoán sai hoặc chúng ta chưa biết người đó có hiểu đúng bối cảnh và thông điệp phát ra từ ngôn ngữ cơ thể của người truyền thông tin hay không”, Jessica Schaeffer khuyên nhủ.
Việc phải làm chung với những người khác biệt nhau về mặt tính cách, quan điểm, lối sống không phải là điều dễ dàng. Hy vọng những kinh nghiệm trên đây sẽ giúp nhóm của bạn cùng nhau đi đến mục tiêu chung mà không quá “trầy trật” bởi những drama có thể ngăn chặn được.
