Trong khi nhịp sống vẫn đang quay cuồng chóng mặt với vô số công việc rút cạn thời gian và tâm trí của con người, làm thế nào để chúng ta có thể làm việc năng suất hơn và ít sao nhãng hơn trong cuộc sống ? Do đâu mà một vài người lại hoàn thành công việc năng suất hơn trong cùng một khung thời gian định mức so với nhiều người khác? Phải chăng là do tốc độ làm việc? Hay do tài năng bẩm sinh ?
Con người của thời hiện đại dường như cần một cái gì đó có tác động mạnh mẽ hơn là kĩ năng quản lý thời gian quen thuộc mà chúng ta đã được dạy. Chúng ta đã giới hạn những nỗ lực của mình xung quanh năng suất và hiệu quả với việc “quản lý thời gian” quá lâu, mà quên mất rằng không ai có thể thực sự quản lý thời gian cả. Thời gian là tuyến tính, đó là sự thật hiển nhiên và chúng ta không thể ngăn chặn điều đó. Chúng ta không thể làm nó chậm đi hoặc tạo ra nhiều thời gian hơn. Trong thực tế,mỗi chúng ta đều chỉ có một khoảng thời gian hữu hạn trong ngày. Do đó, “thời gian” không phải là vấn đề. Chính sự sao nhãng và mất tập trung mới là thứ cản trở khả năng đạt được năng suất và kết quả công việc như mong muốn. Nói cách khác, khả năng hoàn thành tốt công việc có liên kết mật thiết với khả năng tập trung của chúng ta. Vậy, để đạt được hiệu quả làm việc như mong muốn, câu trả lời không phải là quản lý thời gian, mà là quản lý sự tập trung.
Quản lý sự tập trung là phương pháp mới để tối ưu hóa năng suất làm việc. Nguyên lý cơ bản của việc quản lý sự tập trung là luôn luôn duy trì sự kiểm soát đối với mức độ tập trung của bản thân và từ đó học cách kiểm soát cuộc sống nói chung. Nếu bạn thường xuyên bị chậm tiến độ so với mục tiêu đề ra, khả năng cao là bạn đang thiếu kĩ năng quản lý sự tập trung.
Nhịp sống hiện đại nhanh đến chóng mặt. Việc trao đổi thông tin diễn ra ngay tức thì chỉ với một nút chạm. Nếu “ càng nhanh càng tốt”, thì ngay tức thì là tốt nhất. Chúng ta ngày càng quen dần với tốc độ Internet nhanh như chớp và khả năng xử lý thông tin trâu bò của máy móc, điều này vô hình chung đẩy tiêu chuẩn của chúng ta cao hơn. Tuy nhiên, con người không phải máy móc và việc mong đợi khả năng học tập và xử lý thông tin đồng bộ và ngay tức thì là vô cùng thiếu thực tế, và điều này gây áp lực lên khả năng tập trung và khiến cho con người ta ngày càng thiếu kiên nhẫn hơn. Một cuộc khảo sát cho thấy, rất nhiều người cảm thấy khả năng tập trung của họ ngày càng giảm sút và dễ mất kiên nhẫn hơn so với trong quá khứ.
Vì vậy, việc nghỉ ngơi và thư giãn hợp lý cũng quan trọng ngang ngửa với năng suất công việc, vì nó cần thiết và cũng là cốt lõi cho việc duy trì và nâng cao sức tập trung của bản thân. Vậy làm thế nào để cải thiện khả năng tập trung? Một số cách phổ biến thường được áp dụng có thể kể đến thiền tự hoặc hạn chế multitasking. Đặc biệt, một phương pháp làm việc giúp cải thiện mức độ tập trung rất nổi tiếng có tên là phương pháp Pomodoro, được sáng tạo vào năm 19080 bởi Francesco Cirillo – CEO của một công ty phần mềm người Ý để nâng cao tối đa sự tập trung, giảm mệt mỏi và tối ưu hóa khả năng học tập và làm việc.
PHƯƠNG PHÁP POMODORO
Các bước để thực hiện phương pháp Pomodoro:
Bước 1: Chọn công việc mình sẽ làm.
Bước 2: Đặt thời gian, thông thường là 25 phút.
Bước 3: Làm việc cho đến khi hết 25 phút
Bước 4: Nghỉ giải lao 5 phút.
Bước 5: Sau 4 lần nghỉ giải lao trên thì nghỉ dài hơn với 10 phút
Các nguyên tắc của phương pháp Pomodoro
– Trong 1 Pomodoro (quy trình làm 25 phút, nghỉ 5 phút), nếu bạn buộc phải gián đoạn thì Pomodoro sẽ được tính lại từ đầu, không có 1/2 hay 2/3 Pomodoro.
– Chỉ tập trung làm 1 việc duy nhất với 100% thời gian đã định.
– Nếu công việc xong trước khi Pomodoro kết thúc, bạn cần dùng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa công việc cho đến hết Pomodoro đó.
– Trong các khoảng thời gian nghỉ, bạn cần phải nghỉ ngơi thực sự. Hãy nhắm mắt thư giãn, nghe nhạc, uống nước, mát xa đầu, khuôn mặt, thiền, sắp xếp bàn làm việc, đi dạo trong văn phòng hoặc làm những việc đơn giản không cần sử dụng tư duy nhiều. Khi nghỉ, tuyệt đối tránh mọi thứ liên quan tới Internet, Facebook… vì chúng có thể sẽ kích thích sự hưng phấn của bạn, song bản chất vẫn làm bộ não thêm mệt mỏi.
Khi mới bắt đầu, bạn có thể phải mất đến 5 hoặc 6 Pomodoro thì mới có thể làm xong một công việc, hay chưa thể tập trung hoàn toàn. Vì vậy, Pomodoro đòi hỏi sự nỗ lực và chỉ thực sự có tác dụng khi bạn cố gắng hết mình. Kiên trì áp dụng, bạn chắc chắn sẽ nhận được kết quả đáng ngạc nhiên.
Bạn có thể lặp đi lặp lại vòng tuần hoàn này trong 8 tiếng làm việc. Bạn sẽ thấy mình làm được nhiều việc hơn nhưng lại không hề cảm thấy chán hay mệt mỏi như trước.
Hãy học cách duy trì sự tập trung cao độ nhất có thể trong khoảng thời gian nhất định, và cố gắng kéo dài khoảng thời gian đó nhiều hơn một chút mỗi ngày. Bắt đầu từ những mục tiêu nhỏ, và bạn sẽ tiến gần hơn đến những mục tiêu lớn lao trong tương lai.
Vậy, nếu thực sự muốn cải thiện năng suất và hiệu quả trong công việc, đừng chỉ chăm chăm vào việc quản lý thời gian, hãy cố gắng QUẢN LÝ SỰ TẬP TRUNG.
